Индексация - удобство работы с документами
В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от скорости управления информацией. Надежное хранение информации, легкий и удобный доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эти задачу, значительно повысив эффективность и качество деятельности сотрудников.
Один из элементов построения удобной схемы работы с документами система формирования регистрационных номеров или иными словами индексов. Регистрационный индекс это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации.
В чем отличие индекса от простого порядкового номера? В чем преимущество и эффект? Прежде всего, - в его информативности. В индексе собрана ключевая информация, необходимая для быстрого определения характера документа, его источника или адресата. Иными словами: индекс - расширенный информационно наполненный уникальный номер документа.
Преимущество системы Олимп в том, что она дает возможность:
- удобно описать необходимую структуру индекса (состав информации в индексе);
- определить для разных видов документов разные структуры индексов;
- автоматически формировать индекс при регистрации документа.
Состав атрибутов индекса определяется в справочнике Журналы документов. Для входящих, исходящих и внутренних документов можно указать реквизиты формирования индекса. В максимальном варианте индекс состоит из префикса, порядкового номера и постфикса. Между этими тремя элементами обычно присутствуют символы разделители, например, “-“ или “/”
В системе Олимп присутствует избыточный список атрибутов, который обеспечивает большинство существующих вариантов индексов. Даже если в существующем списке нет необходимого значения, Вы можете добавить его самостоятельно или с помощью наших аналитиков.
После того, как структура индекса описана, при регистрации каждого документа автоматически формируются данные индекса. При необходимости, в значения префикса и постфикса могут быть внесены изменения.
Система Олимп нацелена на легкую и быструю адаптацию к действующим на предприятии правилам делопроизводства. Обновленная работа с регистрационными индексами позволяет достичь эту цель.
Новые возможности Олимп:
- При регистрации документа сразу видно весь автоматически сформированный индекс, при необходимости можно внести изменения.
- Возможности самостоятельного добавления значений. В Олимп каждая организация может задать любую удобную для ее работы структуру индекса. Таким образом, хранение и поиск необходимых документов настраиваются в соответствии с потребностями пользователей.
- Ранее разделитель был обязателен для заполнения, теперь его можно оставить пустым.
- Добавлена возможность настройки наличия пробелов в индексе документа.
- Значения, которые могут быть выбраны в качестве префикса и постфикса, теперь имеет понятное название на русском языке.
Олимп это адаптивная система автоматизации, ориентированная на решение задач Вашего предприятия.