СЭГЗ

АО «Сарапульский электрогенераторный завод» относится к электротехнической отрасли промышленности, продуктовая специализация — авиационное электрооборудование.

Основная продукция завода – бортовые системы генерирования электропитания, управления и защиты электрических сетей, бортовая светотехника для гражданской авиации.

Предприятие обладает значительным производственным потенциалом: более 8.5 тысяч единиц оборудования располагается на производственных площадях около 100 тыс. кв. м.

На сегодняшний день коллектив предприятия насчитывает порядка 4 тысяч сотрудников.

МНОГОУРОВНЕВАЯ РЕГИСТРАЦИЯ

В состав организационной структуры предприятия входят более 40 подразделений. Их взаимодействие и распределение работ строится на основе каскадного формирования и исполнения резолюций директоров по направлениям. При переходе на систему электронного документооборота одной из задач стояла автоматизация процесса регистрации входящего документа в иерархии подчиненных подразделений.

РЕШАЕМАЯ ПРОБЛЕМА

Входящий документ, получив резолюцию генерального директора, мог пройти несколько подразделений прежде, чем поступит конечному исполнителю. В результате его регистрация могла выполняться более 10 раз. В связи с огромным потоком входящих документов работа по регистрации одного и того же входящего документа в каждом подразделении отнимала очень много времени у делопроизводителей.

ПУТИ РЕШЕНИЯ

Одним из принципов системы электронного документооборота Олимп является принцип однократного ввода и учета информации. Так единожды зарегистрированный входящий документ автоматически регистрируется системой Олимп в других подразделениях, отписанных руководителем по резолюции.

О результате автоматизации процесса регистрации документов, входящих в подразделение, рассказывает начальник отдела делопроизводства АО «СЭГЗ» Субботина Анна Леонидовна.

РЕЗУЛЬТАТ

За весьма короткий срок внедрения системы электронного документооборота Олимп мы получили ожидаемый результат.

Исключена работа по повторной регистрации входящих в подразделения документов. Это привело к значительной экономии времени на доставку, регистрацию и рассмотрение корреспонденции. Так же мы получили возможность связывать поступающие письма с ответами на них, что позволяет видеть всю работу по документу.

С внедрением многоуровневой регистрации движение документов стало наглядным и контролируемым.