Электронная канцелярия Электронный документооборот

Документооборот является обязательной составляющей эффективного управления организацией. Он важен для правильной организации финансового и управленческого учета. Документооборот объективно отражает деятельность организации и позволяет оперативно управлять ею. Поэтому для современной развивающейся компании автоматизация документооборота – это необходимость.

Система «Олимп» позволит организовать полнофункциональный эффективный электронный документооборот всех потоков документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Появление документа в документообороте

Документооборот начинается с появления документа или его проекта в системе электронного документооборота. Он может поступать в систему несколькими способами:

Электронный образ
бумажного документа
Документ поступает в систему посредством встроенного почтового клиента или из файла.
Сканированный образ
бумажного документа
Документ появляется в системе в электронном
виде благодаря
встроенной в систему процедуре сканирования.
Шаблон документа
Документ формируется путем генерации на основании шаблона (MS Word, MS Excel).

 

Электронный документооборот - это непрерывный процесс обработки документа, включающий согласование, ознакомление и исполнение.

Процесс обработки документа

Процесс обработки документа и его движение в системе электронного документооборота «Олимп» осуществляется по одному или нескольким адресатам в соответствии со способом движения и заданным маршрутом.

Маршрут движения документа представляет собой набор попарно связанных адресатов с указанием задания и времени обработки документа у каждого из них. Часто используемые маршруты называются типовыми.

Маршруты движения документов могут быть как простыми параллельными или последовательными, так и сложными. В сложном маршруте могут использоваться условия перехода документа от исполнителя к исполнителю. Часто в условиях анализируются сформированные исполнителями рецензии. Рецензия может быть «положительной», «положительной с замечаниями» и «отрицательной».

Обработка документа предполагает различные варианты: написание рецензии, возврат для доработки, отправку следующему адресату, создание сопутствующих документов и др. Для организации работы в подразделениях программа предусматривает назначение адресатом соисполнителей по поступившему документу. Удобный графический редактор позволяет формализовать любые существующие процессы документооборота. 

Регистрация документа и помещение его в архив

После того, как документ согласован и прошел всех адресатов, он должен быть зарегистрирован либо в журнале внутренних документов, либо в журнале исходящих документов. Решение о том, куда отправить документ для регистрации, принимает автор документа. В некоторых случаях документ может быть отправлен в архив, минуя журналы регистрации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ «ОЛИМП» ОБЕСПЕЧИТ: