Контроль исполнительской дисциплины Контроль исполнительской дисциплины

Данная функциональная возможность системы «Олимп-Делопроизводство и документооборот» обеспечивает повышение исполнительской дисциплины и исключение срывов сроков исполнения за счёт внедрения эффективных методов управления контролем.
Контроль – это оценка того, насколько правильно, полно и своевременно исполнено задание. Особенно важно контролировать поручения, так как многие из них влияют на бесперебойное функционирование и развитие организации.

Среди всего объема поручений всегда существует круг особо важных, которые обязательно должны быть исполнены. Информационная система Олимп позволяет регистрировать такие задания и контролировать ход их исполнения.

источник поручений
Задание в типовом
процессе
Поручение по документу
Пункт в ОРД
Решение совещания
Разовое поручение
работа с поручениями
Исполнение
Передача
Назначение исполнителей
Перенос срока
Подтверждение исполнения

Постановка документа на контроль

Для постановки документа на контроль в системе «Олимп» достаточно указать исполнителя, срок исполнения задания (пункта документа), а также контролирующего исполнение. При необходимости существует возможность указать сотрудника подтверждающего исполнение. Контрольное задание поступит исполнителю автоматически после отправки документа в документооборот.

В информационной системе «Олимп» существует возможность формирования периодических заданий, в этом случае нет необходимости каждый раз повторять задачу, при соответствующих настройках система будет ее выдавать автоматически.

Исполнение контрольных поручений

Получив контрольное задание, исполнитель имеет возможность запросить перенос срока, либо выйти с предложением передать задание другому сотруднику в случае не возможности исполнить его самому. Оба эти действия фиксируются в программе и могут быть выполнены с помощью простого или расширенного процесса согласования.

После исполнения, поручение поступает на подтверждение исполнения, а в случае положительного результата, приходит контролирующему для снятия с контроля. Такая схема выполняется в автоматическом режиме с использованием электронного документооборота системы Олимп.

Анализ уровня исполнительской дисциплины

Олимп позволяет проводить анализ своевременности исполнения сотрудниками контрольных поручений. На основе этих данных в программе формируется ключевой показатель сотрудника – коэффициент исполнительской дисциплины. Данный показатель может использоваться в действующих в организации схемах мотивации.

Возможность системы аккумулировать все полученные задания в одном месте, выделять приоритетные, напоминать о риске нарушения срока выполнения, позволяют Исполнителю своевременно их исполнять.

С использованием системы облегчаются процедуры сдачи исполненного задания, переноса сроков, передачи поручения другому лицу, а также повышается оперативность их закрытия. Система позволяет проводить анализ истории переноса сроков, автоматически формирует коэффициент исполнительской дисциплины и другую отчетность по состоянию контрольных заданий. Данные эффекты позволяют добиться высокого уровня исполнительской дисциплины.