Картотека персонала Картотека персонала

Система «Олимп» позволяет автоматизировать все процессы кадрового документооборота от создания проекта приказа (распоряжения) до его ввода в действие. При подготовке документа система производит логический контроль на допустимость введенных данных (не попадает ли дата начала отпуска на командировку, имеется ли свободная вакансия при оформлении перевода на должность, прием и перевод на должность формируется в соответствии с действующим штатным расписанием и т.д.). Помимо контроля данных при вводе могут быть настроены дополнительные правила уведомлений по результатам проверки введенных документов, например: контроль своевременного увольнения работника, временно принятого на период отсутствия другого сотрудника, и многие другие.

Формирование кадровых документов

База кадровых документов ведется в виде набора электронных журналов, внешний вид которых настраивается в соответствии с требованиями пользователей. Развитые возможности поиска и фильтрации по датам, сотрудникам, номеру документа, виду документа и т.д. позволяют быстро найти нужные документы, даже когда количество приказов и распоряжений превышает десятки тысяч.

Основные операции:

  • приём на работу;
  • перевод, в том числе временный;
  • увольнение;
  • заключение, изменение и прекращение трудового договора;
  • отпуск и отзыв из отпуска, денежная компенсация;
  • прочие обоснованные неявки на работу;
  • направление в командировку;
  • назначение и отмена надбавок;
  • кадровые взыскания и поощрения;
  • изменение фамилии, имени или отчества;
  • изменение графика работы.

Возможность настройки пользовательских форм печатных документов в соответствии со стандартами, принятыми в компании, позволяет вести кадровый документооборот любой сложности, а использование электронного согласования и визирования – избежать большого количества рутинной работы, связанной с бумажной документацией. Бумажная версия при таком подходе нужна лишь для соблюдения требований законодательства и в работе фактически не используется. Электронный оригинал документа и все его данные хранятся непосредственно в системе.

Система «Олимп» поддерживает ведение процессов заключения, изменения и расторжения трудовых договоров всех видов, в том числе срочных, по совместительству, гражданско-правового характера. При формировании проекта трудового договора основные данные работника автоматически формируются из карточки физического лица, а существенные условия договора - из распорядительного документа. Кадровому специалисту остается только внести недостающие характеристики. За счёт использования такой концепции обеспечивается полное совпадение условий трудового договора и фактических условий работы.

Одной из важных функций решения является возможность помимо постоянных переводов оформлять временные переводы работников (по производственной необходимости, на период отпуска и т.д.). Программа помогает контролировать своевременный возврата сотрудника на прежнее место работы.

Кадровый учет

Программа поддерживает возможность структурированного хранения всей необходимой информации в личной карточке сотрудника.

Это дата и место рождения, ФИО, пол, состав семьи, адреса (прописки, проживания и т.д.), образование и повышение квалификации, данные об инвалидности, документы (паспорт, полис медицинского страхования, военный билет, документы по допуску, водительское удостоверение и др.) и т.д. Поддерживается возможность ведения электронного варианта трудовых книжек.

Бизнес-логика ведения картотеки персонала построена на строгом соблюдении трудового законодательства РФ и включает в себя встроенные механизмы логического контроля, сводя к минимуму возможность совершения ошибок со стороны кадрового персонала.