Совещания и заседания

Решение «Управление совещаниями», реализованное на базе информационной системы «Олимп», позволяет эффективно организовать совещание на всех этапах от подготовки до контроля исполнения решений.

Процесс проведения совещаний можно условно разделить на три этапа: подготовка совещания, проведение совещания, и исполнение решений.

ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ:


Спланировать дату и место проведения совещания

Благодаря встроенному планировщику задач все совещания можно спланировать на несколько месяцев вперед. В режиме «Анализ загруженности мест проведения совещаний» будут отображаться дата, время, длительность планового совещания, тема, председатель и секретарь.

Настроенные уведомления о предстоящем совещании позволят своевременно к нему подготовиться.


Определить участников

При регистрации совещания участники или группы участников, повестка, а также основные атрибуты заполнятся автоматически. Это позволяет значительно упростить процесс подготовки очередного совещания.

В состав участников могут быть включены не только сотрудники, но и представители иных организаций.


Ознакомить участников с повесткой

Для ознакомления участников с пунктами повестки в системе настроен соответствующий процесс.


Выдать задания о подготовке докладов

Для подготовки докладов формируются задания докладчикам и поступают им по средствам электронного документооборота.

ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ:


Указать отсутствующих участников

Отсутствие участника на совещании отмечается соответствующим значком


Зафиксировать содержание докладов

Система позволяет подготовленные доклады оформить с использованием возможностей расширенного форматирования текста.

В состав участников могут быть включены не только сотрудники, но и представители иных организаций.


Зафиксировать принятые решения

Каждый пункт решения в системе Олимп может быть поставлен на контроль, это позволит соответствующим сотрудникам следить за ходом исполнения поручения и исключить вероятность его исполнения не в срок.


Сформировать протокол

Каждый пункт решения в системе Олимп может быть поставлен на контроль, это позволит соответствующим сотрудникам следить за ходом исполнения поручения и исключить вероятность его исполнения не в срок.

ИСПОЛНЕНИЕ РЕШЕНИЙ:

Отправка поручений исполнителям

На основании пунктов решений поставленных на контроль в системе Олимп формируются контрольные задания (контрольные карточки).


Обработка особых ситуаций

В особых ситуациях, когда появляется необходимость заменить исполнителя, перенести срок контрольного задания, или отменить его, система позволит не только выполнить данные действия, но и указать документ основание с протоколированием каждого действия.


Формирование отчета об исполнении задания

Исполнитель задания имеет возможность назначить других исполнителей из числа подчиненных, а те в свою очередь других исполнителей, при этом отчет и история работы каждого из них всегда доступны для просмотра.


Анализ исполнения контрольных заданий

На основании выданных и исполненных контрольных заданий в системе формируется настраиваемый для каждой организации коэффициент исполнительской дисциплины, как самого исполнителя, так и его руководителей.

Аналитические режимы позволяют получить детализированную информацию о каждом задании, для этого достаточно дважды кликнуть по интересующей цифре и «провалиться» до первоисточника данной информации.


Данное решение позволяет упростить процесс подготовки к совещанию, повысить качество его проведения. Удобные средства контроля исполнения решений повышают эффективность использования совещаний как инструмента управления организацией.