Управление договорами

Договорная деятельность – это сложный процесс, включающий такие этапы как согласование, регистрация договорных документов, контроль их исполнения и оценка результатов.

При этом в договорной работе участвуют ключевые сотрудники организации: руководители, специалисты договорного и юридического отделов, бухгалтерии и финансовой службы.

Эффективно организованная договорная работа – залог отличной репутации и конкурентоспособности компании.

В информационной системе «Олимп» реализовано комплексное решение «Управление договорами». Оно позволяет организовать и автоматизировать работу с договорными документами. В результате временные затраты на их обработку сокращаются в несколько раз.

Автоматизация договорной деятельности решает важнейшие задачи любой компании:
  • оперативное согласование и регистрация договорных документов;
  • контроль исполнения и возврата договоров;
  • организованное хранение договоров и всей их подструктуры;
  • оперативная подготовка отчетов по договорной работе.

«Олимп» не просто автоматизирует договорную деятельность, но и позволяет качественно организовать её на основе лучших практик.

Схема работы

В договорной деятельности можно выделить два основных направления:

  • работа с входящими договорными документами
  • работа с исходящими договорными документами

Система «Олимп» охватывает оба направления, что даёт возможность эффективно организовать комплексную работу с документами.

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ

Использование комплексного решения «Управление договорами» дает значительный эффект как для всей организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

Информационная система «Олимп» решает основные задачи руководства: контроль исполнения договорных обязательств, распределение заданий между исполнителями, своевременное решение проблем, возникающих в процессе договорной работы, и многие другие.


Комплексное решение «Управление договорами» позволяет:

Финансовая служба контролирует денежные потоки организации, обеспечивает ее рентабельность. Решение «Управление договорами» позволяет усовершенствовать технологию работы данной службы.

При использовании решения «Управление договорами» в своей работе сотрудники финансового отдела получат возможность:
  • планировать доходы и расходы;
  • оперативно контролировать поступления денежных средств по договорам;
  • отслеживать связи договорных документов;
  • анализировать финансовые результаты договорной деятельности.

В ходе работы с договорами необходимо контролировать соблюдение регламента согласования документов, своевременно предупреждать штрафные санкции, а также отслеживать состояние договорных обязательств. Ввиду сложностей корпоративной коммуникации задачи контроля не всегда удается выполнить вовремя. Комплексное решение «Управление договорами» позволяет значительно сократить нежелательные инциденты. Достигается это благодаря централизованному хранению договорных документов, контролю изменения реквизитов, расширенной системе напоминаний, а также анализу информации по отчетным формам.

Как правило, основной объем договорной работы выполняют исполнители. Информационная система «Олимп» позволяет снизить загрузку исполнителей благодаря следующим возможностям:
  • наличие полного реестра договоров;
  • сканирование и сохранение электронных образов документов в информационной системе;
  • регистрация контактов с контрагентами и их импорт из почтовых программ;
  • анализ информации как по отдельному документу, так и по контрагенту в целом;
  • автоматическое получение отчета о ходе согласования документов.