Электронная канцелярия Электронная канцелярия

Делопроизводство или канцелярия - это деятельность по регистрации документов и организации работы с ними. Основной задачей канцелярии является управление огромным потоком входящих, исходящих и внутренних документов. Большой поток обусловлен тем, что в любой организации практически каждый сотрудник сталкивается с необходимостью подготовки, ознакомления или исполнения документа. Руководители разного уровня формируют резолюцию для исполнения её сотрудниками, сотрудники в свою очередь исполняют поручения, создают новые документы для согласования их кругом других специалистов. Канцелярия является координирующим центром документооборота всей организации.

Без автоматизации данной деятельности сложно контролировать ход исполнения поручений, просматривать решения руководства, быстро находить оригиналы документов, а также готовить отчетность по документообороту организации. Система «Олимп» обладает всеми возможностями, позволяющими построить эффективную работу с большими потоками документов.

Электронная канцелярия «Олимп» обеспечивает:

Регистрация документов в электронных журналах

Электронная канцелярия «Олимп» позволяет регистрировать документы в электронных журналах. Система предусматривает возможность выбора разных мест регистрации. Электронная канцелярия обеспечивает контроль исполнения поручений по документу, а также просмотр истории работы исполнителей над документом.

При регистрации документов система автоматически формирует регистрационный номер, дату регистрации и заполняет ряд атрибутов. У специалиста имеется возможность установить связь между входящей и исходящей корреспонденцией. Это позволяет анализировать ход переписки.

Система является почтовым клиентом и даёт возможность обмениваться документами по электронной почте без использования дополнительных почтовых программ. 

Для тех случаев, когда в компанию документы поступают на бумажном носителе, в программе реализован встроенный режим сканирования и автоматического прикрепления электронного образа к карточке документа.

Режим печати адресов на конвертах и многие другие режимы позволяют автоматизировать рутинную работу специалистов.

Формирование резолюции руководителем

После регистрации входящий документ отправляется руководителю для формирования резолюции, а затем в документооборот для того, чтобы указанные в резолюции сотрудники могли работать с этим документом на своих рабочих местах.

Режим формирования резолюции прост и удобен, он предоставляет возможность руководителю выдать поручения сотрудникам к исполнению или ознакомлению, при этом руководитель может воспользоваться уже заранее подготовленными шаблонами. Режим также позволяет поставить документ на контроль и следить за ходом его исполнения.

Поиск и анализ документов

Электронная канцелярия помогает решать регулярную и ответственную задачу по оперативному поиску документа и анализу его состояния. В системе Олимп поиск документа осуществляется с помощью системы фильтрации, благодаря которой каждый специалист имеет возможность определять сложные условия отбора, состоящие из нескольких фильтров. Каждый фильтр отвечает за отбор документов по какому-либо атрибуту: номеру документа, делу, за текущий год, по исполнителю в резолюции и т.д.

Работа с фильтрами логична, интуитивно понятна и не требует специальных знаний для их наложения.

Электронная канцелярия позволяет упростить рутинную, монотонную и очень трудоемкую работу специалистов делопроизводства. Удобные интерфейсы, инструменты сканирования, встроенный почтовый клиент, системы уведомлений и фильтрации, многочисленность системных и пользовательских отчетов сократят время на обработку большого объёма документов.