Электронная канцелярия Структурированное хранилище документов

В современной организации, работающей с большим объемом документов, остро встает вопрос хранения и оперативного доступа к электронным документам разного типа. Наличие электронного хранилища позволяет избавиться от применения прежних, непроизводительных технологий для ввода и учета информации.

Структурированное хранилище системы «Олимп» предназначено для организации хранения различных видов документов. Система позволяет хранить документы в структурированном виде, предоставлять оперативный доступ к ним, разграничивать права на действия с ними. С введением в эксплуатацию системы устраняется необходимость пересылки физических оригиналов документов с одного места на другое, документы становятся доступными для всех, кому они необходимы в работе.

Хранилище документов «Олимп» обладает богатым функционалом и позволяет:
  • проектировать любую удобную структуру хранилища;
  • автоматизировать резервное копирование архива документов;
  • разграничить доступ к разделам хранилища и документам;
  • создать перекрестные ссылки между документами для удобного перехода к просмотру связанного документа;
  • выгружать необходимые разделы в форматах html и chm для просмотра непосредственно из операционной системы;
  • настроить уведомления пользователям о появлении в указанных разделах новых документов.

Формирование удобной структуры информации

От правильного формирования структуры разделов в хранилище зависит удобство работы с информацией организации. Система «Олимп» позволяет сформировать любую необходимую структуру хранения документов.

Система позволяет организовать распределенное хранение документов на разных серверах для более оперативной работы с действующими и архивными документами.

Настройка доступа к документам

Для организации безопасной работы с документами программа позволяет настроить права доступа к разделам, подразделам, документам. Права доступа могут определяться динамически в зависимости от характеристик документа помещенного в хранилище. Доступ к документам может быть дан не только определенному сотруднику, но и группе. Это позволяет значительно снизить трудозатраты по настройке доступа.

Помещение документа в хранилище

В электронное хранилище документы могут попадать как при непосредственном помещении их в выбранный раздел, так и автоматически, завершая жизненный цикл входящего, исходящего или внутреннего документа.

Программа позволяет хранить в качестве одного документа целый пакет логически связанных между собой файлов: доклады, договоры, документы бухгалтерской отчетности и др.. Документы могут быть разного типа: Word, Excel, рисунок, диаграмма, видеоматериал и пр.

Для сокращения объема дискового пространства в программе предусмотрена возможность помещать в раздел хранилища не сам документ, а ссылку на существующий документ, находящийся в другом разделе хранилища. При этом файлы содержимого документа физически не копируются. Кроме того в системе возможно автоматически создавать такие ссылки в заранее заданных разделах электронного хранилища. Система предусматривает сохранение версионности, когда взамен существующего документа опубликована новая редакция, такая связь будет видна в документе.

Работа с документами хранилища

Регулярная работа с документами хранилища включает поиск, ознакомление, публикацию на портале, выгрузку пакетов документов для работы с ними вне информационной системы. Для более оперативного поиска требуемого документа в системе «Олимп» присутствует система фильтрации по заданным атрибутам: теме документа, названию, источнику документа, дате архивирования, ключевому слову, фразе или фрагменту документа.

В программе предусмотрена возможность доступа и просмотра документа через WEB, а также публикации документов посредством автоматической генерации страниц сайта (набор html файлов) организации. Для обеспечения возможности удаленного просмотра документов существует и ещё один способ: документы из заданных разделов архива формируются в виде chm файла и отправляются непосредственно из системы «Олимп» адресатам по электронной почте.

При соответствующих настройках сотрудники могут получать уведомления о появлении в хранилище нового документа.