Электронная  канцелярия

Отличительная особенность электронной канцелярии Олимп – это её богатая функциональность, которая взяла начало от классического делопроизводства.

На крупном промышленном предприятии задачами секретаря (делопроизводителя) являются не только регистрация документов, но и масса других задач:

  • определение руководителя, кому передать на резолюцию входящий документ
  • подготовка предрезолюций
  • доставка документа до исполнителя
  • контроль возврата подлинника
  • сводный анализ исполнения заданий
  • контроль выполнения поручений
  • формирование итоговой отчетности по неисполненным заданиям
  • отправка исходящих документов
  • поиск нужного документа по запросу
  • печать, сканирование
  • и даже хранение огромного количества документов. За все это отвечает хороший делопроизводитель.

Электронная канцелярия Олимп способная сделать работу хороших людей легче и эффективнее!

Автоматическая регистрация:

Входящих электронных писем

За счет встроенного почтового клиента, система считывает с электронного письма реквизиты и заполняет ими регистрационную карточку

  • Автоматически определяется корреспондент
  • Прикрепляются вложенные компоненты
  • В соответствии с правилами формируется регистрационный индекс
  • Определяется содержание и исходящие реквизиты документы
Технология подготовки исходящих и внутренних документов в Олимп аналогична, поэтому согласованные и утвержденные документы автоматически приходят на регистрацию с уже известными реквизитами

Исходящих писем и внутренних документов

Автоматический контроль повторно поступивших документов

Система сама отлавливает документы, повторно входящие в организацию и предупреждает об этом.

Автоуведомления о возврате подлинника

Система предоставляет схему движения подлинника, а при не своевременном его возврате уведомит регистратора.

Удобная система связей

Связи документов в Олимп предполагают возможность получения развернутой истории о всех взаимосвязанных документах в том числе архивных, созданных в дополнение, в отмену или изменение.

Конструктор отчетов

Используя конструктор отчетов системы Олимп, сотрудник может создавать необходимые ему отчеты, не прибегая к помощи администратора или программиста. Так зачастую формируются отчеты по не исполненным или контрольным документам.

Гибкая система фильтрации

Система Олимп предоставляет возможность выполнять запрос на поиск документов используя строку фильтрации. Строка фильтрации позволяет сформулировать много вариативные условия поиска нужного документа.

Электронная канцелярия в системе Олимп – это инструмент организации цифрового делопроизводства. Этот сегмент аккумулирует всю информацию, относящуюся к документам предприятия. Он содержит историю работы пользователей; хранит все связи документов; информирует о сроке исполнения; включает все файлы, создаваемые с документом; дает ответы на вопросы исполнителей и ответственных по документу, а также результатах их работы.

Контроль исполнения

Контроль исполнения в системе Олимп - это глубокий функционал предоставляющий информацию о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений. Данный функционал присутствует во всей системе начиная от электронной канцелярии и заканчивая структурированным хранилищем. Функционал построен на сроках исполнения документа и поручений и информированием о срыве этих сроков.

Визуализация контроля исполнения

  1. Цветовая индикация и сообщения от системы Олимп о срыве срока.
  2. Специализированный режим с общим количеством поступивших задач, взятых в работу, исполненных своевременно, исполненных с задержкой по периодам, не исполненных в срок.
  3. Целая система отчетов по исполнению поручений в разрезе документа, исполнителей, контролирующих.

Специальный контроль

Для своевременного и качественного исполнения задач, в Олимп присутствует система особого контроля. Суть её в том, что все самые важные задачи, поставленные на контроль, должны пройти процедуру снятия с контроля т.е. закрытия. В некоторых случаях для снятия задачи с контроля требуется оценка качества выполненной работы компетентным специалистом. Тогда в системе можно дополнительно применить процедуру подтверждения.

Формирование контрольного поручения

  1. Выдача контрольных поручений сопровождается назначением контролирующего, а при необходимости и подтверждающего качественное исполнение сотрудника.
  2. По контрольным поручениям автоматически считается коэффициент исполнительской дисциплины.
  3. Специальный режим «Анализ исполнения контрольных заданий» показывает информацию о своевременности исполнения контрольных заданий.
  4. Аналитические панели на рабочем столе преобразуют данную информацию в графический вид.

Управление документами

Управление документами

Грамотное управление документами это залог эффективной работы отдела, подразделения, службы и организацией в целом. «Управление документами» в системе Олимп - это современный инструмент управления масштабным предприятием, специально ориентированный на высокоуровневые бизнес-процессы.

«Управление документами» это Сегмент модуля Документооборот – Олимп, построенный по принципу планировщика, т.е. все задачи и документы, поступающие сотруднику, выстраиваются в один список.

В списке виден тип задания, тема, содержание, дата поступления, срок исполнения, от кого пришел. Данный список может быть легко дополнен нужной колонкой.

Красный фон сигнализирует о просроченном задании, что поможет не забыть о его выполнении. В системе присутствует опережающий контроль, когда цветовая индикация сообщает о приближении срока исполнения документа.

Под списком на закладках видна вся дополнительная информация, которая потребуется для принятия решения. Это текст документа, развернутое задание, история движения и связанные документы.

В программе легко найти нужный документ, а также поднять историю работы с ним. Мало того в истории видно сколько кругов уже ходит документ, кто взял в работу, а кто ещё нет.

Оперативное получение информации:

  • кто инициировал документ;
  • кто согласовывал;
  • у кого он находится на данный момент;
  • какие замечания были даны и кем по документу;
  • связан ли этот документ с другими документами и каким образом, с возможностью открыть в том числе и связанные документы;
  • по сотруднику, службе, подразделению или всему предприятию в целом видеть картину исполненных и не исполненных поручений.

Удобство работы с большим массивом документов:

  • система сама формирует список документов для рассмотрения;
  • система подсказывает по каким документам нужно срочно принимать решение;
  • система информирует о сроке, который подходит к концу;
  • система дает возможность делегировать свою работу и легко контролировать своевременное исполнение;
  • система позволяет получить историю работы над любым документом;
  • система позволит назначать заместителей на время своего отсутствия и видеть, как сработал заместитель.

Легкость управления документами:

  • повышение скорости обмена информацией;
  • повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников;
  • соблюдение сроков исполнения контрактов;
  • возможность получения нужной информации, быстро не вставая с рабочего места.

Структура хранилища

Структурированное хранилище документов системы Олимп - это не просто библиотека с разграниченным доступом к папкам, это индивидуальная «база знаний» каждого сотрудника. Принцип построения хранилища Олимп основан на имеющихся у пользователя правах доступа к разделам, папкам, документам, файлам. Система автоматически выстраивает индивидуальную структуру архива для каждого сотрудника. Пользователь видит только те разделы и документы, на которые у него есть права.

Мало того сотрудник имеет возможность скопировать часть структуры архива, папок, документов в личное хранилище. Такая возможность позволит пользователю еще быстрее получить нужную ему информацию, документ.

Наполнение хранилища

Хранилище в системе Олимп наполняется документами автоматически по результатам завершения цикла работы с документом. Такая технология позволяет накапливать нужные документы в соответствующих разделах, специально не выделяя для данной работы время.

При появлении нового документа в хранилище система оповещает сотрудника, если он подписан на такие уведомления.

Удобство работы с документами

Хранилище Олимп отличают функциональные сервисы, которые определяют удобство работы с документами:

  • Версионность;
  • Связи документов (отменен, утратил силу, в дополнении);
  • Выписка из архива;
  • Выдача оригинала;
  • Атрибуты хранения (номер описи, хранилище, стеллаж, полка, кол-во экземпляров).